מדיניות פרטיות

סעיף 1

למי המסמך מתייחס

המסמך חל על שני סוגי משתמשים: מדריכים שנרשמים למערכת ופותחים מפגשים, ומשתתפים שמצטרפים למפגש בסריקת קוד QR.

LMSGen היא מערכת מבית SafetyOn. את ההדרכה עצמה מקיימים המדריך והארגון שבו היא מתקיימת, והם אלה שמחליטים לתעד אותה במערכת. לכן המידע על המשתתפים נאסף לצורך התיעוד של אותה הדרכה, ו-LMSGen מפעילה את המערכת שבה הוא נשמר.

משתתף מאשר את שמירת פרטיו לפני שהוא ממשיך להדרכה, ומדריך מאשר את הצהרת הפרטיות בהרשמה. בלי האישור אי אפשר להשתמש במערכת.

סעיף 2

מה נאסף על משתתפים

שם מלא

השם שהקלדתם בטופס ההצטרפות (לפחות שתי מילים).

למה זה נדרש: לזהות אתכם ברשימת הנוכחות של המפגש.

מספר זהות

מספר תעודת זהות בן 9 ספרות.

למה זה נדרש: לתעד מי השתתף ולמנוע הרשמה כפולה של אותו מספר באותו מפגש.

מחלקה

המחלקה שבחרתם, או התיאור החופשי שכתבתם כשבחרתם "אחר".

למה זה נדרש: לשייך את ההשתתפות למחלקה בדוח הנוכחות.

תשובות למבחן וציון

התשובות שבחרתם, הציון, האם עברתם ומספר הניסיונות.

למה זה נדרש: לחשב את התוצאה, להציג את הטעויות עם הסבר, ולתעד שהחומר הובן.

חתימה דיגיטלית

תמונת החתימה שציירתם באצבע על המסך, יחד עם תאריך ושעת החתימה.

למה זה נדרש: לאשר שהשתתפתם בהדרכה, הבנתם את תוכנה ותפעלו לפיה.

אישורי קריאה

כשהמדריך מחייב לקרוא קובץ או לפתוח מצגת, נשמר שהם נפתחו ושאישרתם קריאה.

למה זה נדרש: לתעד שעברתם על החומר לפני המבחן והחתימה.

משוב (לא חובה)

דירוג בין 1 ל-5 והערה חופשית, רק אם בחרתם לשלוח. אפשר לדלג.

למה זה נדרש: לעזור למדריך לשפר את ההדרכה הבאה. המדריך רואה את המשוב בלי שמכם.

בשדות חופשיים (משוב, או תיאור המחלקה כשבוחרים "אחר") כדאי לא לכתוב מידע רגיש שאינו קשור להדרכה.

סעיף 3

מה נאסף על מדריכים

מי שנרשם כמדריך מוסר פרטים אישיים, ובהמשך השימוש נוסף אליהם גם תוכן שהוא עצמו יוצר:

פרטי חשבון: שם מלא, כתובת דוא"ל, טלפון נייד, תפקיד, וסימון שאישר את הצהרת הפרטיות.
תוכן שהמדריך יוצר או מעלה: הדרכות, חומרי עיון, שאלות מבחן, לוגואים וקישורי מצגות.
פרטים שנשמרים בחשבון לשימוש חוזר, אם המדריך בוחר בכך: חתימת מדריך, הצהרת בעל מקצוע מתאים (כולל שם, מספר זהות, ניסיון והכשרות) ופרטי עסקים (שם, כתובת ומספר חברה).
נתוני מפגשים: לקוח, אתר, תאריך, שם המדריך, סטטוס והגדרות המפגש.
נתונים טכניים לאבטחה: קוד התחברות זמני, אסימון התחברות שנשמר במכשיר, ומוני בקשות שמגבילים שימוש לרעה.

סעיף 4

למה משתמשים במידע

לתעד הדרכות: מי השתתף, באיזה מפגש, מתי, מה היה הציון ומי חתם.
להפיק דוחות וסיכומים למדריך: דוח נוכחות להדפסה או PDF, ייצוא לאקסל, ומייל סיכום למדריך כשהוא ביקש לקבל אותו.
לנהל את החשבון ולאפשר כניסה בקוד חד-פעמי לדוא"ל, בלי סיסמה.
להגן על המערכת מפני ספאם ושימוש לרעה, באמצעות Google reCAPTCHA והגבלת מספר הבקשות.
ליצור לומדות, שאלות ותרגומים מחומרי ההדרכה בעזרת בינה מלאכותית.

איננו מוכרים מידע, איננו משתמשים בו לפרסום או לשיווק, והמערכת אינה שולחת מיילים למשתתפים.

סעיף 5

כמה זמן המידע נשמר

רשומות הדרכה (פרטי משתתפים, תשובות, ציונים וחתימות): נשמרות כל עוד חשבון המדריך פעיל, או כל עוד נדרש לתעד את ההדרכה על פי דין או נוהלי הארגון.
חשבון מדריך והתוכן שיצר: נשמרים כל עוד החשבון פעיל. אפשר לבקש מחיקה, ראו את הסעיף על הזכויות שלכם.
קוד התחברות חד-פעמי: תקף ל-10 דקות בלבד.
כניסה למערכת במכשיר: נשמרת עד 30 יום או עד ההתנתקות, המוקדם מביניהם.
מזהה מכשיר אקראי ומוני בקשות: מזהה אקראי נשמר בדפדפן בדף ההרשמה כדי להגביל ניסיונות חוזרים, עד שתנקו את נתוני הדפדפן. מוני הבקשות עצמם טכניים ופועלים בחלונות זמן קצרים.

לא נקבעה תקופת שמירה קבועה אחת לרשומות הדרכה, כי משך חובת התיעוד שונה בין ארגונים ותחומי פעילות. בקשת מחיקה תיבדק מול חובות השמירה שחלות על הארגון.

סעיף 6

מי רואה את המידע

המדריך שפתח את המפגש

רואה ומנהל רק את המפגשים והמשתתפים שלו.

מה רואים: שמות, מספרי זהות, מחלקות, ציונים וחתימות. המשוב מוצג בלי שם המשתתף.

מנהל ראשי

צוות ניהול המערכת, לצורך תפעול, תמיכה ובקרה.

מה רואים: את כל ההדרכות, המפגשים, המשתתפים והמדריכים.

צופה

משתמש שקיבל הרשאת צפייה בלבד.

מה רואים: צפייה בנתונים שההרשאה מאפשרת, בלי אפשרות לערוך.

משתתפים אחרים

משתתפים במפגש אינם רואים את הפרטים של המשתתפים האחרים.

מה רואים: רק את הפרטים, התשובות והחתימה שלהם עצמם.

הארגון והלקוח

דוחות שהמדריך מפיק (הדפסה, PDF, אקסל או מייל) יכולים להימסר לארגון שבו התקיימה ההדרכה, לפי החלטת המדריך.

מה רואים: את תוכן הדוח כפי שהמדריך בחר להעביר.

מידע יימסר לרשות מוסמכת רק אם החוק או צו שיפוטי מחייבים זאת.

סעיף 7

ספקים ושירותים חיצוניים

כדי להפעיל את המערכת אנחנו נעזרים בשירותים חיצוניים. איננו מוכרים מידע, ואיננו מעבירים אותו לצדדים שלישיים לצורכי שיווק.

אחסון ותשתית: הנתונים נשמרים בשרתי ספק האחסון של המערכת.
דוא"ל: משמש לשליחת קודי התחברות, הודעות מטופס יצירת קשר ומיילי סיכום למדריך.
Google reCAPTCHA: מגן על טפסי ההרשמה, ההתחברות ויצירת הקשר מפני בוטים, ופועל לפי מדיניות הפרטיות של Google.
בינה מלאכותית: חומרי הדרכה שמדריך מעלה, וכן תוכן ההדרכה ושאלות המבחן לצורך תרגום, מועברים לעיבוד בשירותי AI חיצוניים כדי להפיק לומדות, שאלות ותרגומים. אין להעלות מסמכים שכוללים מידע אישי או רגיש.
גופנים וספריות: חלק מהעיצוב והפונקציות בדפים נטענים משירותי תוכן חיצוניים (כמו Google Fonts ורשתות הפצת קוד), וההתחברות אליהם חושפת להם כתובת IP וגרסת דפדפן, כמו בכל אתר.

הקוד של LMSGen אינו כולל כלי פרסום או מעקב שיווקי.

סעיף 8

איך אנחנו שומרים על המידע

כל המידע עובר בין המכשיר לשרת בחיבור מוצפן (HTTPS/SSL).
מדריכים נכנסים בקוד חד-פעמי לדוא"ל, בלי סיסמה שאפשר לנחש או לגנוב. אימות הזהות מול השרת נדרש לפני טעינת נתוני ניהול.
הרשאות לפי תפקיד (מנהל ראשי, מדריך, צופה), כך שכל משתמש מקבל גישה רק למה שהוא צריך.
הגנה מפני בוטים והגבלת קצב בקשות בטפסים, בהצטרפות למפגש ובהגשת מבחן.
הרשמה, הגשת מבחן וחתימה נבדקות בשרת ולא רק בדפדפן.

אף מערכת מקוונת אינה חסינה לחלוטין. מדריכים מתבקשים להתנתק ממכשירים משותפים, ולא להעביר קובצי דוחות למי שאינו צריך אותם.

סעיף 9

הזכויות שלכם ויצירת קשר

לפי חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, אפשר לבקש לעיין במידע שנשמר עליכם, לבקש לתקן מידע שגוי ולבקש למחוק מידע, בכפוף לחובות שמירת מסמכים החלות על הארגון.

משתתף יכול לפנות למדריך או לארגון שקיים את ההדרכה, או אלינו ישירות. כדי שנוכל לאתר את הרשומה, ציינו שם מלא, תאריך המפגש ושם המדריך או הלקוח.

נעדכן את המסמך כשהמערכת או החוק ישתנו, והנוסח המעודכן יפורסם בעמוד זה.

לפניות בנושא פרטיות ותנאי שימוש: office@safetyon.co.il

מעבר לטופס יצירת קשר